Bolignet Aarhus En SMV med mange kunder

Bolignet-Aarhus er en non-profit forening, som tilbyder tv-, internet- og telefoniaftaler. Non-profit forening betyder, at medlemmerne i foreningen primært er boligafdelinger og kollegier. Bolignet-Aarhus har 24 medarbejdere.

Før Bolignet-Aarhus skiftede over til Nilex Service Platformen, havde de en ældre løsning. Deres primære grund til at skifte Service Management system var bl.a. at få én samlet platform, hvor alt omkring kundeservice kunne håndteres:

“Vi havde et ønske om kun at skulle have én platform. Dvs.et sted hvor alt kom ind, blev behandlet og logget, så som mails, noter, kommentarer og derved skabte et overblik over sager, og hvor alt var det samme sted. Vi er også lige gået på Facebook, så om kort tid skal vi også have Facebook integreret med samme system, NSP. Så på den måde: én platform til alt kommunikation med kunderne.”

– Connie Vedel, kundeservicechef

Overblik over henvendelser fra kunderne

Bolignet-Aarhus havde et ønske om en løsning, som kunne håndtere deres sagers data og en overskuelig måde at organisere deres sager.

“Det gamle system var svært at søge i og finde information i tidligere sager. Før kørte der mails ved siden af, og så kopierede man det der skulle bruges ind i de relevante felter for at få historikken osv. Nu har man det hele i NSP. Der er også et flow, så man kan se, hvor langt teknikerne er i opgaven. Det er blevet rigtig godt.”
– Flemming Egestad, Projekt- og ressourcechef

Bolignet-Aarhus føler, at deres behov – GDPR, én samlet platform og håndtering af sager – er blevet mødt med Nilex løsningen.

“Ja, vi er fuldt ud tilfreds med NSP i dag. Også når man ringer til supporten, så er det også fantastisk. Man får hjælp med det samme, og hvis de ikke lige kan hjælpe, så undersøger de det. Så går der ikke ret lang tid, så vender de tilbage.”
– Connie Vedel, Kundeservicechef

Flemming og Connie fortæller, at de valgte Infrasoft på grund af Nilex’ evne til at blive skræddersyet til Bolignet-Aarhus’ forskellige behov, prisen og lokation (Infrasoft og Bolignet-Aarhus er næsten naboer).

Bolignet-Aarhus implementerer Power BI sammen med deres NSP

At implementere Power BI lå allerede i kortene, da Bolignet-Aarhus implementerede NSP. Bolignet-Aarhus havde fra starten, fået sat nogle målepunkter ind i deres NSP, som skulle kunne samarbejde med Power BI.

Flemming gav udtryk for, at udover det legale behov for et nyt system var målepunkterne en anden af hovedårsagerne til, de ville have et nyt system.

Connie fortæller, at både Flemming og hun selv, har været på grundkursus i Power BI for bedre at kunne forstå det lettere komplicerede program, men også med en forhåbning om at kunne administrere programmet selv. Dog er Connie og Flemming blevet enige om, at det var lidt for ambitiøst – og så var det jo godt, at Infrasoft kunne hjælpe til.

“Vi ville selv skulle bruge 100 gange så lang tid på at løse de opgaver, som Infrasoft har løst for os, og det ville ikke have været lige så godt. Derfor valgte vi at købe det ude i byen.”

– Flemming Egestad, Projekt- og ressourcechef

Samarbejdet med Infrasoft

Bolignet-Aarhus gik live med Power BI i februar, 2019.

Samarbejdet med Infrasoft var præget af workshops, sparring og rådgivning. Connie udtaler, at workshops for Power BI ikke var lige så omfattende som NSP-workshops. Connie fortæller også, at de er godt tilfredse med Power BI, hvordan det ser ud på deres skærme og hvor nemt det er at gå ind og hente den data, som de skal bruge.

Flemming fortæller, at han føler de blev lyttet til, og at de ting, som der blev bragt op, blev implementeret. Han forklarede, hvordan de to parter sad til workshops og tegnede, hvordan dashboard et skulle se ud, og hvordan de sad spændt og ventede på, at forandringerne kom op på skærmen. Connie bidrager også med:

“Det var en rigtig god sparring fordi konsulenten ikke bare stillede sig på den anden side og sagde: hvad vil I gerne have? Vi sparrede om: det her kunne også være rigtig godt eller men man kunne også gøre det på denne måde. Sådan har det egentlig været gennem hele forløbet, også dengang vi havde opstart med NSP.”

Connie afslutter med at fortælle, hvordan det er hendes første gang at være med til at opstarte et sådant forløb, og hvor udfordrende det havde været.

“Jeg synes godt nok, at det tog meget energi, men der er også kommet et godt produkt ud efterfølgende. Hele forløbet med at få det installeret og det vi fik gennemgået, gjorde også, at vi følte os sikre på, at det her skulle nok blive rigtig godt, når vi kom i luften med det.”
– Connie Vedel, Kundeservicechef