Nationalmuseet Fra Oldtid til det Moderne

Nationalmuseet er Danmarks statslige, kulturhistoriske hovedmuseum og er en institution med ca. 700 medarbejdere.

Tidligere har Nationalmuseet brugt et ældre system til deres service management. I det system var hele deres intranet bygget ind, hvilket betød, at deres Help Desk kun var en mindre del af systemet. Nationalmuseet savnede de muligheder, som et moderne service management system tilbyder i dag. Ifølge Joachim Cajus Pedersen, System Administrator, var deres daværende system for simpelt og svært at finde rundt i.

Nationalmuseet besluttede derfor at implementere Nilex Service Management systemet fra Infrasoft og gik live i maj 2019. Systemet giver nu mulighed for en mere personlig, fleksibel og omfattende Help Desk samt en mere effektiv opgavehåndtering.

”Vores behov er jo, at brugerne kan henvende sig nemt til os, og vores andet behov er at styre den hardware vi har ude blandt brugerne. Det har vi ikke gjort hidtil, fordi vi slet ikke har haft et system til det. Det handler om at gøre det så nemt for brugerne som overhovedet muligt. Der hjælper Nilex”

”Infrasoft er de første, vi havde ude til en snak. Den måde det blev præsenteret på viste klart det er et ret intuitivt program/system. Det gør, at man hurtigt kan skræddersy det til egne behov, og det har vi så gjort i implementeringsprocessen. Der har Infrasoft været gode til at lave de små tilrettelser lynhurtigt, så det rigtig hurtigt kom op at køre, på den måde vi gerne ville have det.” – Joachim Cajus Pedersen, System Administrator

Nilex platformen understøtter med Help Desk funktionen hele institutionens service- og supportprocesser og sikrer brugervenlighed og en hurtig opgavehåndtering, som gør det muligt at levere et højt og ensartet serviceniveau til alle brugere.

Nationalmuseet bruger Nilex til styring af assets, opgaver og viden

Nationalmuseets medarbejdere bruger Nilex-platformen til flere forskellige ting, men den primære funktion er Help Desken. Medarbejderne bruger f.eks. Help Desken til at melde problemer, når de opstår.

”Men vi bruger det også til at styre vores assets i form af computere, telefoner, skærme og andet hardware”

”Vi har også det, der hedder en vidensdatabase, som giver os nogle gode muligheder for hurtigt at instruere og vise brugerne, hvordan de kan hjælpe sig selv. Det har givet nogle gode fordele”
– Joachim Cajus Pedersen, System Administrator.

Vidensdatabasen bliver brugt til at dokumentere interne processer og systemer, og hvordan de bruges. Vidensdatabasen er blevet et samlingspunkt, hvor Nationalmuseets medarbejdere nemt kan samle og søge information, hvilket Joachim mener de manglede førhen.

”Det er nemt at have vidensdatabasen og kunne linke til den, når brugerne opretter opgaver i systemet. Det er jo lynhurtigt. Når det er en simpel opgave, som vi har løst mange gange før, har vi ofte en artikel om det. Så kan vi linke det til brugeren. Så går det hele lidt nemmere og samtidig hurtigere”

– Joachim Cajus Pedersen, System Administrator.

Samarbejde med Infrasoft

Selvom det ofte er umuligt at have en fejlfri opstart, – specielt når systemet bliver skræddersyet ned til den mindste detalje – mener Joachim dog, at Nationalmuseet har været tæt på, og grunden til det var samarbejdet med Infrasoft:

”Der var hurtig hjælp, og så kunne Infrasoft jo lave tilrettelser hurtigt. Vi sad og byggede hele systemet sammen. Vi ramte faktisk rigtig, rigtig tæt på det vi gerne ville have. Det er klart, at der vil være nogle små tilrettelser efter systemet rent faktisk kommer i brug. Men jeg synes, at samarbejdet med Infrasoft omkring hele opsætningssystemet gik rigtig godt. Det var ikke mange N/A’er (restpunkter), der skulle kigges på bagefter. Så det var godt”

Nationalmuseets Nilex system kører, ifølge Joachim, som de gerne vil have det. Han forventer også, at hvis der skulle være ønsker om ændringer senere hen, vil de selv kunne tilpasse systemet, da de har været med til at indrette systemet, og fordi systemet er så intuitivt. Joachim siger også:

”Hvis vi ikke selv kan lave de ændringer vi evt. ønsker i fremtiden tøver vi ikke med at kontakte Infrasoft, da de har bevist gentagne gange, at de har hurtig og god service.”