Unik System Design valgte Nilex Service Management

UNIK System Design er en mellemstor privat virksomhed, der udvikler innovativ branchesoftware til ejendomsadministration og advokatkontorer.

Tidligere har UNIK haft sit eget selvudviklede service management system, som var individuelt tilpasset hver enkelt afdelings behov. Det gav både en stor grad af fleksibilitet, men betød samtidig at systemets størrelse og forgreninger forekom uoverskuelig, hvilket resulterede i en uensartet sagshåndtering.

UNIK besluttede derfor at implementere Nilex Service Management systemet fra Infrasoft, som siden februar 2018 har dannet ramme for en mere ensartet sagsstyring og opgavehåndtering på tværs af afdelingerne i UNIK.

Lars Cordes foto UNIK

Nyt Service Management System

“Vi havde et stort ønske om at få et standard Service Management System, hvor alle brugere og afdelinger benytter systemet på samme måde. Vi har valgt Nilex, fordi det giver os den største genkendelighed i forhold til det system, vi havde før samtidig med, at det giver os de fordele, der er ved et samlet standard kundeservice og ITSM-system”
Lars Cordes, teknisk chef fra Unik System Design


Service Desk funktionen nytænkes

Nilex platformen understøtter med Service Desk funktionen hele organisationens service- og supportprocesser og sikrer en god struktur og et overblik, som gør det muligt at levere et højt og ensartet serviceniveau til alle eksterne brugere.

“Vi er glade for, at vi nu har et standard kundeservice og ITSM-system. Det vil sige, at uanset hvilken afdeling man sidder i, arbejder vi nu på den samme måde i systemet. Det er der, vi forventer at få en stor værdi i på sigt”, siger Lars Cordes, Teknisk Chef, UNIK System Design

Med den nye Nilex Service Management platform fra Infrasoft har UNIK System Design fået ét samlet og overskueligt rammesystem. Løsningen vil på sigt skabe stor værdi for UNIK i form af en mere ensartet sagsstyring og opgavehåndtering.

Nilex systemet til kundesupport

UNIKs kunder varetager alt fra boligadministration til juridiske opgaver, og hver kundegruppe er kendetegnet ved at have meget specifikke behov i forhold til sagshåndtering. Det har stillet store krav til Nilex Support-systemet, som skal være i stand til at håndtere hele UNIKs samlede kunde flow med alle deres forskellige, individuelle krav.

“InfraSoft har været omstillingsparate i hele processen og har lavet nogle tilpasninger i systemet, som imødekom vores måde at se tingene på, som ellers er forskellig fra det traditionelle udgangspunkt i Nilex-systemet”, siger Lars Cordes, Teknisk Chef, UNIK System Design.

……….

Nilex løsningen og samarbejdet i flere detaljer

Import af sagshistorik

Takket være en særlig tilpasning af Nilex platformen sikrede Infrasofts udviklere, at UNIKs omfattende sagshistorik med op mod 200.000 sager kunne importeres og indgå i sagshåndteringen i det nye system.

Designworkshops

Gennem en række designworkshops med UNIK har Infrasoft udviklet en løsning baseret på de idéer, ønsker og krav, de enkelte afdelinger i UNIK har haft.
UNIK har deltaget aktivt i udviklingen, og Infrasoft har vejledt ud fra et solidt erfaringsgrundlag og hjulpet til at finde en god, fælles løsning.

Håndtering af screendumps

Nilex bygger på den moderne HTML5 teknologi, som gør det intuitivt at formidle henvendelser med en visualisering i form af et eller flere screendumps direkte i sagsbeskrivelsen. Denne funktion er en klar fordel for en virksomhed som UNIK, der håndterer mange eksterne brugerhenvendelser, som netop gør brug af det.

Nem integration med anden software

Nilex platformen har et REST API, som tillader et stykke software at interagere med andet software. Funktionen gør platformens integrations muligheder yderst fleksibel over for en kunde som UNIK, idet den tillader integrationer med andre systemer og værktøjer.

Samarbejdet med Infrasoft

Teknisk Chef ved UNIK, Lars Cordes, har oplevet Infrasoft som meget samarbejdsvillige og imødekommende over for UNIKs krav og ønsker. Han påpeger også fordelen ved, at de som kunde har samarbejdet med de samme konsulenter gennem hele processen:

“Det gode ved samarbejdet med InfraSoft har været, at der har været nogle ganske få gengangere. Vi har haft få konsulenter, som virkelig forstår os, vores ønsker og behov. Konsulenterne har kunnet sætte sig grundigt ind i det tankesæt, vi har her i huset”

UNIK har selv udvist stort engagement gennem hele processen og har haft øje for de mange muligheder, der er for at anvende Nilex’ fleksibilitet i nye retninger. Der er store ambitioner, og det har bl.a. betydet, at UNIK i den nærmeste fremtid skal implementere en ny vidensdatabase og kundeportal, som gør UNIK i stand at servicere kunderne mere direkte uden, at de først skal have fat i en supportkonsulent.